Thứ Năm, 6 tháng 2, 2014

Đánh giá nhân viên hiệu quả

Đánh giá nhân viên luôn được coi là hoạt động “chẳng đặng thì đừng” – các nhà quản lý cảm thấy e ngại khi phải đưa ra những kết luận đánh giá, còn nhân viên cũng không vui vẻ gì khi phải đón nhận chúng. Vậy làm thế nào để bạn vượt qua rào cản tâm lý này?

Dù ở bất cứ doanh nghiệp nào thì hoạt động đánh giá công việc của nhân viên cũng nhằm ba mục tiêu chính sau đây:

- Xem xét và kết luận một cách công bằng và khách quan về việc nhân viên có thực hiện nhiệm vụ theo đúng các yêu cầu đề ra hay không, từ đó thưởng công xứng đáng cho các cá nhân xuất sắc vì những cố gắng của họ trong công việc, đồng thời tìm ra những nhân viên yếu kém, thiếu năng lực hay chưa thực sự nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được phân công.

- Dựa trên sự đánh giá của cấp quản lý, nhân viên có thể đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao năng suất lao động và thăng tiến trong công việc. Đó cũng là dịp để các nhân viên kiểm điểm bản thân và tối ưu hóa quy trình hoạt động của mình để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

- Phát triển các mục tiêu nghề nghiệp giúp nhân viên theo kịp những yêu cầu của một tổ chức năng động. Việc này nhằm mục tiêu thúc đẩy năng lực của một nhân viên hiện tại, chứ không phải để nhân viên đó trở thành một người làm việc hiệu quả trong tương lai. Hơn nữa, ngày càng nảy sinh nhiều yêu cầu mới đối với công việc, do đó nhân viên phải được tạo điều kiện để phát triển cùng với công việc và tổ chức.

Bằng việc tập trung vào 7 nhân tố dưới đây, bạn có thể chuyển hoạt động đánh giá thành một trong những hoạt động quản lý quan trọng nhất ở công ty mình và thay đổi cái nhìn ác cảm của mọi người dành cho nó.

1. Sắp xếp lại các lĩnh vực then chốt

Hoạt động này sẽ là cơ hội tốt để các nhà quản lý và nhân viên sắp xếp và đánh giá lại các kết quả công việc chủ yếu, những gì mà mọi người phải chịu trách nhiệm. Đối với một nhà quản lý, công việc chủ yếu đó có thể là: sản xuất, chất lượng, chi phí, an toàn, nhân viên… Đối với một kỹ sư, có thể là: sữa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt, cải tiến…

Đánh giá công việc được xem như bước tiếp theo của cuộc phỏng vấntuyển dụng. Nếu cuộc phỏng vấntuyển dụngbắt đầu bằng việc nhìn nhận các yếu tố then chốt của công việc và các kỹ năng cá nhân, thì hoạt động đánh giá công việc sẽ xem xét và xác định yếu tố then chốt nào cần phải thay đổi, đồng thời nhân viên cần đến những kỹ năng gì để tiến hành sự thay đổi này.

2. Kiểm tra công việc hiện tại của nhân viên

Trên cương vị nhà quản lý, việc dành thời gian để xem xét lại hoạt động trước đây của nhân viên là bước đi cần thiết giúp bạn hoạch định kế hoạch cho tương lai. Việc này giúp chúng ta có thể suy nghĩ và đánh giá lại mọi việc, xem xét nên chấm dứt hay cứ tiếp tục như trước đây. Như vậy, hoạt động đánh giá nên là một phần của quy trình quản lý.

Hal Leavitt, giáo sư thuộc Đại học Chicago, cho rằng thái độ làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện tương xứng với mức độ chính xác của các phản hồi mà họ nhận được, cả tích cực lẫn tiêu cực. Khi nhân viên không chắc chắc về chất lượng công việc của mình, họ sẽ thường xuyên tự đặt ra những giả định tồi tệ nhất, niềm tin của họ cũng sa sút và sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng nhiệm vụ mà họ thực thi. Có thể so sánh điều này với một vận động viên: một khi không thể đếm được số cú đánh của mình, người chơi golf sẽ chỉ ra sân golf để đi bộ.

3. Trao đổi thông tin

Hoạt động đánh giá nên được lên kế hoạch thời gian một cách cẩn thận sao cho phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty. Bạn cũng có thể sử dụng cuộc phỏng vấn đánh giá như một dịp để trao đổi thông tin giữa các cá nhân với nhau về:

- Toàn cảnh bức tranh lớn: Công ty đã hoạt động như thế nào trong suốt thời gian qua và sẽ đạt được những gì trong tương lai.

- Những thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến từng cá nhân và toàn thể công ty.

- Các cơ hội kinh doanh cho công ty trên thị trường.

- Các kế hoạch chi tiết có ảnh hưởng đến nhân viên.

Việc trao đổi các thông tin này luôn thiết thực và có ảnh hưởng lớn đến động cơ làm việc của nhân viên.

4. Nhận ra những công việc hiệu quả hơn cả.

Đôi khi nhà quản lý dành ra quá nhiều thời gian để giải quyết mâu thuẫn nội bộ và xử lý các nhân viên có vấn đề. Hoạt động đánh giá sẽ cho phép các nhà quản lý khôi phục lại thế cân bằng và nhận ra ai là “người anh hùng” thực sự trong tập thể. Để tìm ra những cá nhân đó, bạn hãy nhìn lại toàn bộ nhân viên để xem:

- Ai là người ít nghỉ việc nhất?

- Ai là người không bao giờ nói “Không”?

- Ai là người chịu được sức ép công việc?

- Ai là người hoàn thành công việc đúng hạn?

- Ai là người thể hiện tính tiết kiệm?

- Ai là người luôn sẵn lòng giúp đỡ người khác?

- Ai là người thực sự không cho rằng bạn đã quên họ có mặt ở đó?

- Ai là người không từ chối bất kỳ công việc gì nhằm hỗ trợ đồng nghiệp?

- Ai là người giảm nhẹ các xung đột và xây dựng tinh thần làm việc tập thể?

- Ai là người luôn tiếp tục công việc ngay cả khi lãnh đạo đi vắng?

- Ai là người tránh xa sự nổi tiếng?

- Ai là người không bao giờ để mất lòng tin?

5. Xây dựng niềm tin.

Quy trình đánh giá là cơ hội đem lại cho mọi người những nhìn nhận thấu đáo về chất lượng công việc mà họ đang thực hiện. Điều này sẽ chuyển thành sức mạnh và xây dựng được lòng tin của các nhân viên. Để mọi người cùng suy nghĩ về những điểm mạnhhttp://blognhansu.Netcủa họ, bạn hãy đưa ra một số câu hỏi dưới đây:

- Bạn cho rằng mình hoàn thành công việc nào tốt nhất trong năm nay?

- Điều gì khiến bạn có cảm giác hứng khởi khi thực hiện?

- Đâu là thời gian thoải mái nhất đối với bạn?

- Bạn cảm thấy thoả mãn nhất về điều gì?

- Bạn thực hiện công việc nào nhanh nhất?

- Bạn muốn dành thêm thời gian cho công việc gì?

- Bạn nghĩ các điểm mạnh của mình là gì?

6. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Mối quan hệ chủ - thợ là mối quan hệ then chốt và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc hoàn thành. Khi mối quan hệ này trở nên xấu đi, công việc sẽ có chiều hướng đi xuống, và ngược lại. Hoạt động đánh giá, vì vậy, là một cơ hội quan trọng để bạn áp dụng một vài nỗ lực nhằm cải thiện mối quan hệ này.

7. Hoạch định cho tương lai.

Sau khi xem xét và đánh giá hoạt động của nhân viên, bạn sẽ cần đến một kế hoạch đánh giá mới cho tương lai. Đây là kế hoạch đánh dấu điểm kết cho quy trình đánh giá, bao gồm:

- Những kế hoạch hành động tức thời của cả nhà quản lý lẫn nhân viên.

- Những kế hoạch liên quan đến phương pháp giải quyết vấn đề để đối phó với những lực cản của sự phát triển.

- Những kế hoạch liên quan tới những gì mà nhân viên mong muốn đẩy mạnh.

- Những kế hoạch phát triển dựa trên các tiềm năng đã được nhận diện.

- Những kế hoạch nghề nghiệp dựa trên sự tương thích giữa cơ hội của công ty và sự phát triển của nhân viên.

- Những kế hoạch suốt đời.

Nhìn chung, đánh giá công việc nên là hoạt động có sự tham gia của tập thể. Không ai biết rõ công việc hơn chính những người đang thực hiện nó. Bằng việc chuyển hoạt động đánh giá đơn phương thành các cuộc thảo luận thực sự, bạn có thể biết được những thông tin hữu ích giúp các nhân viên hoàn tất công việc của mình trong tương lai. Trước mỗi cuộc thảo luận, bạn hãy để nhân viên tự đánh giá về bản thân mình. Mặc dù bạn có thể cho rằng các nhân viên sẽ lợi dụng việc này để đánh giá quá cao về mình, nhưng thực tế đã cho thấy nhân viên thường nghiêm khắc hơn nhiều so với các nhà quản lý trong việc đánh giá này.

Hoạt động đánh giá có thể được xem như một tác nhân kích thích lòng nhiệt tình của nhân viên. Đó là những gì mà các nhà quản lý cần thực hiện để chứng minh năng lực lãnh đạo của mình. Còn đối với nhân viên, mỗi lần đánh giá là một sự kiện đáng ghi nhớ trong cuộc sống của họ. Với 7 bước trên, bạn sẽ tạo ra cho các nhân viên những ngày vui thực sự.

(Customer service manager)

Kỹ Năng Lãnh Đạo - Các phong cách lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo của một cá nhân là dạng hành vi của người đó thể hiện các nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác.
Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo.
Phong cách lãnh đạo là hệ thống các đấu hiệu đặc trưng của hoạt và động quản lý của nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểm nhân cách của họ.
Phong cách lãnh đạo là kết quả của mối quan hệ giữa cá nhân và sự kiện, và được biểu hiện bằng công thức:  Phong cách lãnh đạo=Cá tínhxMôi trường.

Phân loại

Phong cách độc đoán
Phong cách dân chủ
Phong cách tự do

1. Phong cách lãnh đạo độc đoán

Kiểu quản lý mệnh lệnh độc đoán được đặc trưng bằng việc tập trung mọi quyền lực vào tay một mình người quản lý, người lãnh đạo - quản lý bằng ý chí của mình, trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong tập thể.

Phong cách lãnh đạo này xuất hiện khi các nhà lãnh đạo nói với các nhân viên chính xác những gì họ muốn các nhân viên làm và làm ra sao mà không kèm theo bất kỳ lời khuyên hay hướng dẫn nào cả

ĐẶC ĐIỂM:

Nhân viên ít thích lãnh đạo.
Hiệu quả làm việc cao khi có mặt lãnh đạo, thấp khi không có mặt lãnh đạo.
Không khí trong tổ chức: gây hấn, phụ thuộc vào định hướng cá nhân

2 Phong cách lãnh đạo dân chủ:

Kiểu quản lý dân chủ được đặc trưng bằng việc người quản lý biết phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo các quyết định.

Kiểu quản lý này còn tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý.

ĐẶC ĐIỂM

Nhân viên thích lãnh đạo hơn
Không khí thân thiện, định hướng nhóm, định hướng nhiệm vụ
Năng suất cao, kể cả không có mặt của lãnh đạo.

3 Phong cách lãnh đạo tự do

Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo sẽ cho phép các nhân viên được quyền ra quyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối với những quyết định được đưa ra.

Phong cách lãnh đạo uỷ thác được sử dụng khi các nhân viên có khả năng phân tích tình huống và xác định những gì cần làm và làm như thế nào. Bạn không thể ôm đồm tất cả mọi công việc! Bạn phải đặt ra các thứ tự ưu tiên trong công việc và uỷ thác một số nhiệm vụ nào đó.

ĐẶC ĐIỂM

NV ít thích lãnh đạo.
Không khí trong tổ chức thân thiện, định hướng nhóm, định hướng vui chơi.
Năng suất thấp, người lãnh đạo vắng mặt thường xuyên.

Các tình huống cụ thể

1. Theo thâm niên công tác

Sử dụng phong cách lãnh đạo độc đoán đối với các nhân viên mới, những người còn đang trong giai đoạn học việc.
Nhà lãnh đạo sẽ là một huấn luyện viên tốt với đầy đủ năng lực và trình độ.
Nhờ đó, nhân viên sẽ được động viên để học hỏi những kỹ năng mới. Đây sẽ là một môi trường hoàn toàn mới dành cho các nhân viên.

2 Theo các giai đoạn phát triển của tập thể

Giai đoạn bắt đầu hình thành. Là giai đoạn tập thể chưa ổn định, mọi thành viên thường chỉ thực hiện công việc được giao theo nhiệm vụ, nhà lãnh đạo nên sử dụng phong cách độc đoán.
Giai đoạn tương đối ổn định.Khi các thành viên chưa có sự thống nhất, tự giác trong hoạt động, tính tích cực, sự đoàn kết chưa cao, nên dùng kiểu lãnh đạo mềm dẻo, linh hoạt.
Giai đoạn tập thể phát triển cao: Tập thể có bầu không khí tốt đẹp, có tinh thần đoàn kết, có khả năng tự quản, tự giác cao, nên dùng kiểu dân chủ hoặc tự do.

3 Dựa vào tính khí của NV

Đối với tính khí sôi nổi – nóng nảy.
Đối với tính khí trầm tư – nhút nhát.

4 Dựa vào giới tính

5 Theo trình độ của NV:

Sử dụng phong cách lãnh đạo uỷ thác đối với các nhân viên hiểu rõ về công việc hơn chính bản thân nhà lãnh đạo.
Nhà lãnh đạo không thể ôm đồm tất cả mọi thứ! Các nhân viên cần làm chủ công việc của họ.
Cũng như vậy, trường hợp này sẽ giúp nhà lãnh đạo có điều kiện để làm những công việc khác cần thiết hơn.

6 Dựa theo tuổi:

Nên dùng kiểu lãnh đạo tự do đối với người hơn tuổi.
Trái lại đối với người nhỏ tuổi thì dùng kiểu độc đoán.

7 Cần độc đoán với:

Những người ưa chống đối
Không có tính tự chủ.
Thiếu nghị lực
Kém tính sáng tạo

8 Cần dân chủ với

Những người có tính thần hợp tác.
Có lối sống tập thể.

9 Nên tự do với

Những người không thích giao thiệp.
Hay có đầu óc cá nhân chủ nghĩa

10 Với tình huống bất trắc:

Với một số tình huống đòi hỏi ta phải hành động khẩn trương và kịp thời, chẳng hạn như hoả hoạn.
Mọi nỗ lực phải dốc hết vào xử lý tình huống.
Doanh nghiệp cần một sự lãnh đạo cứng rắn và uy quyền.

11 Bất đồng trong tập thể:

Khi có sự bất đồng trong tập thể, trước sự thù địch, chia rẽ nội bộ, nhà quản trị cần phải áp dụng kiểu lãnh đạo độc đoán, sử dụng tối đa quyền lực của mình.

12 Những tình huống gây hoang mang

Thỉnh thoảng do sự xáo trộn trong tập thể như thay đổi, cải tổ…không ai biết nên phải làm gì, mọi người đều hoang mang.
Nhà quản trị phải tỏ ra gần gũi, gặp gỡ trao đổi, thông báo, tạo mối quan hệ thân mật để trấn an nhân viên.

St

0 nhận xét :

Đăng nhận xét